Marco Legal:

Constitución Política, artículo 15 y 20.

1. a) Ley 1266 de 2008
2. b) Ley 1581 de 2012
3. C) Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario 1377 de 2013
4. C) Circular externa de la Superintendencia de Industria y Comercio 002 de 2015

Generalidades:

Recientemente la evolución jurídica ha radicado la obligación legal en las organizaciones para la protección de la información de carácter privada y confidencial obtenida de sus clientes internos y externos dentro del giro ordinario de las actividades propias de la ejecución de su objeto social.

Por tal, es importante para la DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALRIOS DEL VALLE DISTRIMEIN DEL VALLE S.A.S, hacer cabal cumplimiento de los preceptuado por las normas marco, definiendo procedimientos y políticas con el fin de la protección eficiente de la información consignada en las bases de datos de la entidad; dejando claro que solo aquella sobre la que verse autorización de Contratistas, proveedores, empleados, exempleados, visitantes, entre otros, será recolectada.

Esta información puede ser obtenida, entre otros, a través de cualquiera de los siguientes canales:

• Relación comercial o profesional con el respectivo proveedor u otros terceros.
• Relación laboral con los empleados y ex empleados.
• Aplicación a procesos de selección.
• Asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos.
• Remisión de correos electrónicos solicitando información
• Los otros que determine la Ley.

De esta forma es dable afirmar que toda la información que contenga datos personales enviada a la DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS DEL VALLE DISTRIMEIN DEL VALLE S.A.S se acepta por parte del remitente que dicha información será utilizada de acuerdo con la presente política para el tratamiento de Datos Personales.

Cabe aclarar; que DISTRIMEIN DEL VALLE S.A.S no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones de Ley o contar con la autorización expresa del titular.

Ámbito De Aplicación

Los principios y disposiciones contenidas en la política para el tratamiento de datos personales, serán aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos sobre las cuales se desarrolle el tratamiento o sea responsable, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y circulares externas de la superintendencia de industria y comercio y las que en el futuro llegasen a reformarlas.

Teniendo en cuenta que el tratamiento de datos hace parte de la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley.

Objeto de la política para el tratamiento de base de datos.

La política desarrolla las obligaciones contenidas en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, los cuales regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013, el cual se reglamenta dispone que los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento asegurándose de dar cumplimiento a las mismas.

El tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, deberá informarse al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su utilización, dejando claro cuáles de los datos son sensibles y para que serán usados.

Se advierte que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre Datos Personales sensibles.

En razón de lo anterior, se sugerirá a los clientes internos y externos de la organización no suministrar datos sensibles a la DISTRIBUIDORA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS DEL VALLE “DISTRIMEIN” S.A.S; ahora bien, si el titular considera que es necesario en pro de la relación comercial, proveer este tipo de datos, se solicitara que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización para su utilización y así poder permitir su tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente política.

Obtención de datos sensibles

NO se obtendrá información catalogada por la normatividad como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos:

1. Cuando los titulares den su autorización de manera expresa y previa en relación con el dato recolectado. Salvo que se presente uno de los eventos en los cuales contemplados en la Ley en los que la autorización no sea requerida, estas excepcionalidades serán decantadas más adelante.

2. Cuando el tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del titular, caso en el cual se requerirá la autorización previa de quien ejerza la representación legal del titular.

3. Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, este tipo de datos no se podrá suministrar a terceros sin la autorización previa del titular.

4. Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial reconocido por un Juez de la Republica.

5. Cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los titulares.

Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del titular

Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, no se tendrá que tener la autorización para el tratamiento de datos, esto es sin que se requiera su autorización previa, siempre y cuando se den las siguientes circunstancias:

*Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

*Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término).

*Casos de urgencia médica o sanitaria, declaratoria de emergencia sanitaria.

*Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos

*Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, por ser de carácter público

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social, en ningún caso DISTRIMEIN DEL VALLE. S.A.S.  suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.

Finalidad del tratamiento de los datos personales

Conscientes de las estimaciones legales DISTRIMEIN DEL VALLE. S.A.S.; reconoce que como titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la asociación.

En este sentido algunos de los tratamientos dados a sus datos son:

• Ejecutar los contratos que se tienen suscritos.
• Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
• Emitir facturas electrónicas y generar pagos virtuales o presenciales.
• Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención a los asociados.
• Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
• Envíos de correspondencia a domicilio o empresas.
• Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la asociación.
• Registrar la información de empleados o exempleados
• Registrar la información de proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la compañía.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre usted y la compañía.
• Responder y cumplir los requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• Todas las obligaciones derivadas de la relación contractual o extracontractual con la compañía.

Nuestras políticas de tratamiento de datos, tienen la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

De igual forma DISTRIMEIN DEL VALLE. S.A.S.; podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías, por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas, adoptando medidas para que estos terceros implementen estándares de seguridad y protección de datos concordantes a los suscritos en este documento.

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